Увеличиваем эффективность работы офисных сотрудников

Наблюдая за работой офисных сотрудников во многих компаниях, я вижу, что в них стараются нанимать на работу квалифицированных сотрудников, однако, ничего не применяют для повышения работоспособности сотрудника.
Устраивание периодически корпоративов, праздников, и прочей мишуры, «для поднятия корпоративного духа» — это лишь часть работ, но можно повысить производительность труда сотрудников на много проще.

И вот, я нахожусь в офисе одной из компаний и внимательно наблюдаю за сотрудниками на рабочем месте.

Вот, Татьяна, она бухгалтер.
Татьяна занимается тем, что отправляет клиентам счета на оплату. Ей менеджеры скидывают, кому из клиентов нужно какой счет отправить. Она забивает клиента в базу, создает счет, печатает его, ставит на него печать, подпись, сканирует и отправляет клиенту на емейл. Параллельно, работая в 1С, открывая какое-то окно, каждый раз, она тянет рамочки окна так, чтобы у нее окно поместилось в мониторе..

Павел, он менеджер.
Он занимается составлением коммерческих предложений и смет для потенциальных клиентов. В своей работе, он очень плотно работает с интернетом, так как при составлении каждого КП, он смотрит предложения конкурентов, ищет какую-то иную информацию. Вот он, запускает браузер Mozilla, ждет пол минуты, пока запустится браузер, открывает окна, что-то ищет, затем закрывает окна. Снова открывает и снова что-то ищет..

Сергей. Он постоянно делает что-то в экселе.
У него какие-то таблицы, и он постоянно прокручивает документ вверх-вниз, влево-вправо. Одни окна сворачивает, другие разворачивает.

И все в этом офисе хорошо.
Все абсолютно.
Тихо играет радио, периодически раздаются какие-то звонки.
А работа, она кипит и директор, придя в офис после переговоров с одним из заказчиков, умиляясь этой красивой картине, уходит в свой кабинет..
Но на самом деле, все нихрена не хорошо!
То, что творится – это пример нерационального использования людских ресурсов!

А теперь, поговорим подробнее, об ошибках.

1. Поговорим о Татьяне.
По сути, она выполняет работу менеджеров и постоянно ее дергает Павел, прося внести то одно, то другое изменение в счет. Где-то необходимо сделать скидку, где-то сделать наценку. И когда несколько человек висит на Татьяне, она начинает путаться, делать долго. Возникает так называемый «тротлинг». А ведь все было бы на много проще, если бы сами менеджеры выставляли клиентам счет на оплату.
Не знают 1С?
Знаете ли, обучить адекватного человека выставлять счета в 1С – это вопрос 1-2 дней. Но при этом, не будет никакой задержки со стороны не успевающего ничего сделать бухгалтера. Клиентам не придется по пол дня ждать счет на оплату, ведь всегда, всем все надо еще вчера и ожидание пол дня счета на оплату – это не делает честь компании.

2. Сперва в 1С создается счет, затем он печатается, затем ставят на него печать и подпись, после чего его сканируют и отправляют на емейл. Но ведь все можно сделать проще: в последних версиях 1С уже есть опция, позволяющая загрузить факсимиле печати и подписи и после создания счета, одной только комбинацией Ctrl+Shift вывести счет сразу с печатью и подписью, который можно тут же, одним кликом мыши, отправить на емейл клиенту. В итоге, процедура, на которую тратится несколько минут, можно выполнить за 2 секунды!

3. Во многих компаниях с целью сэкономить средства на IT инфраструктуру, покупают дешевые ЖК мониторы, с низким разрешением, в 1366х768, в которых нынче не помещаются нормально ни рабочие программы, ни веб страницы, в итоге, у сотрудников уходит много времени на скроллинг страницы и вытягивание окон по высоте и ширине. В день таких манипуляций может достигать 1.5-2 сотни, а суммарно потраченное время – свыше часа!

4. Павел, который постоянно запускает разные программы, окна в браузере и ждет, пока они загрузятся. А ведь это время, пока он ждет, его оплачивает работодатель! То есть директор платит зарплату за то, что они ждут, за то, что они разворачивают окна, за то, что они печатают счет, ставят печать, сканируют и т.д. и не понимает, что за эти операции не надо платить!

Решение:
1. Ставим сотрудникам Full HD мониторы.
Разница между простым монитором и FHD 2-2.5 тыс. рублей.
2. Ставим на компьютеры сотрудников побольше ОЗУ, например, 4-8 Гб.
Это увеличит стоимость компьютера на 2-4 тыс. руб. (по сравнению с 2 Гб).
3. Ставим на компьютер вместо системного диска SSD накопитель.
Это добавит к стоимости компьютера порядка 2.5 тыс. рублей.
Итого, на 1 рабочее место расход составит дополнительно 7.5-9 тыс. рублей.

Теперь, за счет того, что Таня не будет постоянно растягивать окна в 1С, у Павла браузер будет загружаться 5 секунд и ему теперь не нужно будет постоянно закрывать и открывать одни и те же окна, более того, он сможет одновременно несколькими браузерами пользоваться, а Сергею больше не нужно будет эксель таблицы постоянно прокручивать вверх-вниз, влево-вправо и он сможет сразу все видеть.
Общая производительность труда возрастет на 15-30%, что по сути, с учетом их зарплаты, окупится с лихвой в первый же месяц, а дальше будет давать дополнительно 15-30% эффективности.
Научитесь, наконец, эффективно использовать людские ресурсы!

Вопросы?