Автоматизация стоматологической клиники

Как правило, изначально, когда открывается стоматологический кабинет в небольшом Российском городе, весь учет ведется в тетрадке. Но однажды, владелец стоматологической клиники приходит к тому, что надо бы внедрить программное обеспечение для автоматизации учета процесса лечения пациентов.

И прежде всего взоры владельцев клиник устремляются в сторону узкоспециализированного недорогого ПО. Подобных программ на рынке достаточно много, но мало какая программа в реальности способна решить существующие задачи.

Давайте рассмотрим требования к данному программному обеспечению.
1. Юзабилити. Программа должна быть максимально удобной и необходимо минимум кликов для ввода данных. В идеале должен быть интерфейс типа торговых терминалов в Макдональдсе, где сотрудник будет просто кликать на подходящие иконки и минимум ввод данных.
2. Интерфейс программы должен быть оптимизирован для использования на сенсорных экранах. Это позволит держать планшет в районе рабочего места, что в свою очередь ускорит ввод данных пациента и изучение предыдущей истории лечения.
3. Программа должна иметь возможность считать финансы.
Зачастую, лечение делится на много этапов и длится месяцами, а оплата происходит частями, таким образом, в программе должна быть возможность указать, за какие процедуры было оплачено, за какие нет и какая сумма оплачивалась.
4. Органайзер. Как ни крути, но часто бывает так, что пациент забывает прийти на очередной визит к стоматологу и в этом случае необходимо позвонить пациенту и напомнить ему про его визит, либо перенести его. Таким образом, в программе должна быть возможность:
— указать дату и время следующего визита;
— утром, при запуске программы, на расстоянии одного клика должна быть информация о том, кто из пациентов должен прийти сегодня и в какое время;
— программа должна выдавать уведомления, в случае если пациент так и не пришел.
5. Программа должна уметь просчитывать будущие визиты пациентов. При общении с пациентом, стоматолог должен согласовывать выполняемые работы наперед, а после, вбивать в программу все необходимые работы и сроки. Это позволит в будущем иметь анализ и прогнозировать количество пациентов в следующем месяце, через 3 месяца, а также прогнозировать выручку.
Вопрос: умеет ли все это делать программа, которую вы выбрали?

Вероятно, программа умеет делать большинство из описанного, но какой-то функции нет.
Вопрос: сколько денег придется отдать, чтобы допилить эту функцию или сколько ждать времени, пока разработчик ее допилит?
Изучая готовые программные продукты, я обнаружил, что в среднем, серверная часть + 3 клиентские стоят порядка 60-80 тыс. Но это все мелочь, сложности начинаются дальше.
1. Умеет ли ваша программа считать зарплату и иные материальные расходы?
Изначально, когда у вас было мало пациентов и по сути, вы могли обойтись без программы, вы зарплату считали в тетрадке. Многие программы не умеют считать зарплату и иные расходы и как итог, вам придется 2 раза в месяц выписывать из программы данные в свою тетрадку и в ней считать зарплату. Не лучше ли, если программа будет сама это делать?
2. Очень важно уметь считать материальные расходы: расходные материалы, препараты, комплектующие и т.д., а также понимать, какова себестоимость каждой процедуры, чтобы учитывать это при создании ценообразования услуг клиники.
3. Очень важно прогнозировать, какие материалы вам понадобятся в конце месяца, в следующем месяце, через месяц. Ведь если вы клиника в небольшой отдаленном Российском городе, то зачастую вам необходимо заказывать необходимое из Москвы, а на это может уходить 2 недели и даже больше, поэтому, важно заранее все заказывать и программа должна уметь, исходя из выполняемые процедур определять, когда и что вам понадобится.
Например, программа знает, что на каждого пациента уходит 1 пара резиновых перчаток и 1 пара бахил. При закупке очередной партии, вы указываете программе, что купили 100 перчаток и 100 бахил. Дальше, по мере добавления в нее посещений пациентов, программа должна уметь просчитывать, сколько у вас осталось перчаток и бахил и во время вам сообщить: чувак, перчатки и бахилы заканчиваются, пора бы сделать заказ!
Ну, вероятно я здесь немного утрировал, но согласитесь, не плохо было бы иметь подобное программное обеспечение, которое за вас думало бы сколько и чего необходимо приобрести.
4. А что насчет того, чтобы посчитать зарплату?
Нормальная программа должна уметь в 2 клика выводить отчеты, кто из сотрудников за месяц сколько принес денег и сколько ему необходимо выплатить зарплату.

Также, вы должны понимать, какие у вас расходы и какая у вас выручка и иметь возможность в любой момент в 2 клика вывести все необходимые итоги, чтобы однажды не столкнуться с кассовым разрывом (это когда вам необходимо будет денег больше, чем у вас выручка/прибыль), чтобы вы во время нашли источник дополнительного финансирования.
И вот, у вас все хорошо, вы развились и в один момент понимаете, что пора бы открыть вторую клинику. И вот здесь вас ждут новые сложности.
Есть вероятность того, что вы столкнетесь с ситуацией, когда необходимой специализации врач во второй клинике по той или иной причине не вышел на работу, а тем временем, в первой клинике у вас 2 врача в смене. И здесь, логичным будет перебросить одного человека во вторую клинику.
Но ведь есть пациенты, которые записывались к этому врачу! И тогда, имеет смысл позвонить им и предложить подъехать по другому адресу.
В случае небольшого города, когда расстояния небольшие, они согласятся.
Но когда они приедут по другому адресу, то у того стоматолога должна быть вся необходимая информация! И вот здесь мы приходим к тому, что программное обеспечение должно быть сетевым и работать через интернет!

А вдруг интернета не будет? Ну, мало ли что, проблемы у провайдера?
— значит, программное обеспечение должно иметь возможность работы в оффлайн режиме и все данные должны быть доступны в оффлайне.
Здесь скорее речь о синхронизации баз между филиалами и как только канал интернета будет восстановлен, произойдет синхронизация последних данных.
А самое главное, директор сидя в одном филиале, всегда может видеть, как идет «торговля» в другом и наблюдая через камеры и видя информацию в программе отследить тот момент, когда его сотрудники будут работать мимо кассы, а такое поверьте, не редкость.
В итоге, скорее всего окажется, что ни одного из типовых решений на сегодняшний день на такое не способно.
Поэтому, я предлагаю рассмотреть программные продукты на базе 1С.

Основные преимущества:
1. Программа оптимизирована для ведения бизнеса, а стоматология – это прежде всего бизнес и задача любой клиники – прежде всего зарабатывать деньги.
2. В ней заложены механизмы расчета зарплаты, выручки, расходов.
3. В ней заложены механизмы как работы через онлайн, так и оффлайн синхронизации.
4. Имеется большое количество модулей для стоматологии.
5. А самое основное преимущество – это гибкость платформы и если специализированное ПО пишет группа из 3-5 программистов, которые либо откажутся что-то важное доработать по вашему запросу, либо запросят неадекватную сумму, то программистов 1С как грязи и как итог, при необходимости, вы всегда сможете найти 1С программиста, который за адекватные деньги доработает платформу и внесет в нее ваши новые пожелания.
6. Вы выросли, работаете со страховыми компаниями и организациями по безналичной оплате? Регулярно выходят новые форматы документов и доработка 1С для того, чтобы она научилась распечатывать новые форматы документов = 500 рублей.
Научить 1С отправлять организациям счета с печатью и подписью на емейл по расписанию = 500-1.500 рублей.
И это все уже не говоря о создании платежных банковских документов, оплате за товары и услуги через клиент-банк и др. возможности.

Доработка всех вышеперечисленных в первой части статьи возможностей, а также иных функций = это вопрос весьма адекватных денег, ведь 1С – это не просто приложение, это пластилин, из которого можно слепить все что вам нужно.
А может ли так получиться, что однажды окажется, что 1С не способна решить ваши задачи и вам нужно программное обеспечение более высокого уровня и вообще, что есть круче 1С?
Круче 1С есть специализированные решения, типа Ultima ERP, SAP, Microsoft Dynamics, но в их сферу, пока вы не готовы заплатить пол миллиона долларов, а количество ваших клиник не дошло до 50, можете и не смотреть))))

Дополнительные рекомендации для развития клиники.
1. Предоставьте в своей клинике услуги оплаты услуг в рассрочку (до 6 мес. без процентов, от 6 мес. 10% годовых).
Наверняка, в вашем регионе немало банков, которые занимаются потребительским кредитованием и я вам советую, начать работу с одним из банков. Дело в том, что часто, стоимость лечения оказывается значительно выше среднемесячного заработка пациента и в этом случае пациент отказывается от услуг лечения, а с помощью сотрудничества через банк, вы сможете предложить оплату лечения в рассрочку (банк возьмет с вас некий процент, но думаю, для вас сделать банку скидку в 10% не проблема), но зато сам пациент сможет рассчитаться за ваше лечение в течении полугода малыми частями и это ему будет очень удобно, а с учетом того, что в небольших городах очень редко какая клиника предоставляет такие услуги, вы сможете иметь реальное конкурентное преимущество!

2. Сделайте сайт, в котором распишите свои услуги и….. установите в клинике веб-камеру, а на сайте возможность в режиме онлайна смотреть, что происходит в клинике. Как вариант, камера может охватывать ресепшн и часть помещения, где люди сидят в ожидании.
Это реально круто!
Я сделал расчет по Республике Дагестан.
Так вот, за последние 30 дней по Республике люди в Яндексе свыше 7 тыс. раз искали услуги по стоматологии. И стоимость рекламы порядка 11 тыс. рублей. В принципе, можно смело рассчитывать на CTR на уровне 15%, а это значит, что при 7.300 запросах в месяц, у вас будет порядка 7300/100*15=1.095 посетителей на сайте, а какая у вас будет конверсия (сколько человек придут к вам в клинику, зависит уже от вас). В любом случае, трата 11 тыс. рублей на то, чтобы ваш сайт посетило 1100 человек, которым нужны ваши услуги, это расходы куда более эффективные, чем какие-либо иные способы рекламы.

3. Общаясь с владельцем одной из клиники, я спросил: а сколько ты платишь за аренду?
…….. п получил ответ: «ничего, помещение свое»….
И здесь видим ярчайший пример Ошибки №2, описанной подробнее здесь.

Update 11.10.2015 г.
Спасибо Ларисе за ее комментарий. Протестил DentalCloud и расписал в статье: Dentalcloud.pro — не понятно что, от не понятно кого.